Die Erfüllung der Sorgfaltspflichten nach dem Gesetz ist unternehmensintern fortlaufend zu dokumentieren; die Dokumentation ist ab ihrer Erstellung mindestens sieben Jahre aufzubewahren (§ 10 Abs. 1 LkSG). Die Richtlinie verlangt demgegenüber eine Aufbewahrung von mindestens 5 Jahren (Art. 5 Abs. 4) und die Veröffentlichung der jährlichen Erklärung spätestens 12 Monate nach dem Bilanzstichtag (Art. 16 Abs. 1 Buchst. b); Unternehmen, die einen Nachhaltigkeitsbericht nach der CSRD erstellen, sind von dieser Erklärung befreit (Art. 16 Abs. 2).
Das Unternehmen muss über die Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten im vergangenen Geschäftsjahr einen jährlichen Bericht erstellen und diesen spätestens vier Monate nach dem Ende des Geschäftsjahres für die Dauer von sieben Jahren kostenfrei auf seiner Internetseite öffentlich zugänglich machen.
Der Bericht muss mindestens in nachvollziehbarer Weise darlegen,
- ob und gegebenenfalls welche menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken oder welche Verletzungen einer menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Pflicht das Unternehmen festgestellt hat,
- was das Unternehmen zur Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten unternommen hat, welche Bestandteile die Grundsatzerklärung enthält und welche Maßnahmen das Unternehmen aufgrund des Beschwerdeverfahrens ergriffen hat,
- wie das Unternehmen die Auswirkungen und die Wirksamkeit der Maßnahmen bewertet,
- welche Schlussfolgerungen es aus dieser Bewertung für künftig zu ergreifende Maßnahmen zieht.
Der Bericht ist spätestens vier Monate nach dem Ende des Geschäftsjahres, auf das er sich bezieht, auf der Internetseite des Unternehmens zu veröffentlichen (§ 10 Abs. 2 LkSG). Die Pflicht zur elektronischen Einreichung des Berichts beim BAFA (§ 12 LkSG) steht weiterhin im Gesetz; das BAFA hat jedoch mit seiner Mitteilung vom 7. November 2025 die Prüfung nach den §§ 12 und 13 LkSG vollständig eingestellt und das Einreichungsportal geschlossen, sodass eine Einreichung tatsächlich nicht mehr möglich ist.
Die zuständige Behörde prüft, ob ein Bericht mit dem vom Gesetz vorgeschriebenen Inhalt und in der vorgeschriebenen Form vorliegt und ob die Anforderungen eingehalten worden sind. Stellt sie fest, dass der Bericht nicht gesetzeskonform erstellt wurde, kann sie das Unternehmen auffordern, ihn innerhalb einer angemessenen Frist nachzubessern. Diese Prüfung findet tatsächlich jedoch nicht statt: Das BAFA hat seine Aufsicht nach den §§ 12 und 13 LkSG mit der Mitteilung vom 7. November 2025 eingestellt; die Pflicht selbst besteht rechtlich fort.
Praktische Hinweise zu Dokumentation und Berichterstattung
Die Dokumentation sollte so angelegt sein, dass sich für jeden Schritt der Sorgfaltspflichten zeigen lässt, was geprüft, was gefunden und was entschieden wurde. In der Praxis bedeutet das eine zentrale Ablagestruktur, die Risikoanalysen, Grundsatzerklärung, Präventions- und Abhilfemaßnahmen, eingegangene Beschwerden sowie Schulungsnachweise umfasst – über die gesetzliche Frist von sieben Jahren aufbewahrt und gegen nachträgliche Veränderung geschützt.
Für den Jahresbericht sollten Verantwortlichkeiten und Zeitplan lange vor Ablauf der Viermonatsfrist feststehen: Wer erhebt die Daten, wer schreibt den Entwurf, wer gibt ihn frei? Der Bericht sollte dem gesetzlichen Mindestinhalt – festgestellte Risiken und Verletzungen, ergriffene Maßnahmen einschließlich derjenigen aus dem Beschwerdeverfahren, Bewertung der Wirksamkeit und Schlussfolgerungen für die Zukunft – in einer Sprache folgen, die eine Aufsichtsbehörde nachprüfen kann. Unternehmen, die diese Arbeit zusammen mit ihren übrigen Nachhaltigkeitsangaben durchführen möchten, können beide Arbeitsstränge unter dem Dach eines LkSG/CSDDD-Compliance-Programms bündeln.
